אחד הדברים שהכי מאתגרים יזמים הוא איך להיות יותר פרודוקטיבי. הכוונה היא לשיטה או מתודה שמאפשרת לך לבצע משימות ולהשיג תוצאות בצורה יעילה ומהירה יותר. הנושא הזה מעסיק אותי מאוד, ובפוסט הזה רציתי לחלוק אתכם כמה מתודות וטכניקות תכל'ס, ששיפרו לי משמעותית את היכולת לתכנן, לתעדף ולבצע משימות ביום יום ושמצאתי כאפקטיביים.
אז קדימה נקפוץ ישר למים.
100 טיפים לשיפור הפרודוקטיביות
משלל הטיפים שמסתובבים ברשת, מצאתי את הרשימה הבאה של 100 טיפים להגברת פרודוקטיביות כרשימה המרוכזת, הפרקטית והטובה ביותר, ואני ממליץ לכולכם לעבור עליה ולנסות את הטיפים המומלצים בה.
כדי שתוכלו לעבור על הרשימה ביעילות, הכנתי לכם קובץ ספרדשיט עם רשימת כל הטיפים, שאתם יכולים להעתיק לעצמכם, ככה תוכלו גם לסמן לעצמכם אילו מהטיפים ניסיתם ואילו אתם מתכוונים לנסות בהמשך.
אני לקחתי מהרשימה הזו את כללי האצבע הבאים:
(כדאי לקרוא ברשימה המקורית את ההמלצות/הרחבה על כל טיפ וטיפ)
- לעבוד על משימה אחת כל פעם (טיפ 2)
- ולא להשאיר אותה פתוחה (טיפ 59)
- להרוג נוטפיקציות והסחות ( טיפ 5)
- להתנתק מהטלפון (טיפ 19)
- לחסום אתרים מסיחים פייסבוק/ווטסאפ/חדשות וכו' (טיפ 6) – יוסבר איך בהמשך.
- לשים מוזיקה רקע לא מסיחה (טיפ 3)
- לעבוד עם אוזניות (טיפ 8)
- תכנון המשך היום (טיפ 53)
- לעבוד עם שיטת פומדרו (טיפ 7) – יוסבר איך בהמשך.
- לשבור משימות גדולות לקטנות (טיפ 31)
- לקבוע דדליין למשימה/פרוייקט (טיפ 48)
- פשוט להתחיל (טיפ 43)
- יצירת רשימת משימות (טיפ 46) – יוסבר איך בהמשך
- קריאה מהירה של מאמרים – בעיקר לסרוק אותם בעין לפני קריאה (טיפ 62)
- יצירת רשימת "קריאה אח"כ" (טיפ 13)
- שמירת כל הקבצים בענן (טיפ 64)
- אוטומציה של מה שאפשר נניח עם IFTTT או פילטרים של ג'מייל (טיפ 51)
מהשאלה והתשובה הבאה – What are some uncommon ways to work smarter instead of harder?
לקחתי את הטיפים הנוספים הבאים:
- להגיד לא.
- שימוש בקיצורי מקלדת (ג'מייל, גוגל דוקס, וורדפרס, צילום מסך וכו')
- לא להיות פרפקציוניסט (אני עוד עובד על זה 🙂 )
- ניתוח העבודה לפני שמתחיל לעבוד על משימה ספציפית
- האצלת סמכויות – לנסות להעביר לביצוע כלים ו/או חברי צוות אחרים משימות שהם יכולים לעשות בצורה יעילה ממני. (מיקור חוץ למשל ל Fiverr, Upwork וכו')
מצגת ניהול הזמן של עדן שוחט
לאחרונה פרסם והעביר עדן שוחט, יזם ושותף בקרן ההון סיכון אלף, מצגת מעולה שמדגימה את עקרונות ניהול הזמן שלו. מלבד הפיסקה הזו, הפוסט הזה נכתב לפני שראיתי את המצגת והטיפים של עדן, ולכן בחרתי למקם את הפיסקה הנ"ל כאן, למרות שהיא שיטה מלאה שיכולה לעמוד בפני עצמה.
אני ממליץ בחום רב לעבור על המצגת כולה כי היא מציגה מסכת סדורה לניהול זמן וכל מילה בה זהב.
מהמצגת של עדן לקחתי עקרונות רבים, אציין כאן בעיקר את אלו:
- ABW – עבודה מתמדת היא אויב שממנו צריך להימנע
- כל המשימות לביצוע צריכות להתרכז ברשימה אחת בלבד
- רק אתה צריך לשלוט בניהול הזמן שלך ובתיעדוף ולא אחרים (פגישות / התראות טלפון / מיילים)
- יש רק 3 תיעדופים חשובים: צריך להעשות היום, צריך להעשות השבוע, כל השאר.
- להתחיל כל שבוע מחדש עם לוח משימות שבועי נקי (כדי לא להתבאס)
- מטרת היום – כל המטרה של ניהול הזמן היא להצליח לסיים את היום עם תחושה טובה לגבי ההישגים שלך.
- אוטומציה/דלגציה – לגרום למישהו או למחשב לעשות משהו במקומך. (אם משימה חוזרת מספר פעמים תנסה לחשוב איך אפשר לייצר תהליך של הגדרה יחד עם האצלה/תוכנה שתעשה את זה)
מי שמעוניין לצפות בהרצאת הוידאו של עדן יכול לצפות בה כאן.
שיטה תכל'ס לניהול המשימות
אבל מעבר לכללי האצבע המעולים האלו, הייתי זקוק לתהליך/שיטה ברורה ומסודרת לניהול המשימות היומיומיות.
שיטה שתאפשר לי לסדר נכון את המשימות האישיות שלי ולצלוח אותם.
יש הרבה שיטות וספרים לניהול משימות, וביניהן שיטת GTD – Getting things done המפורסמת (עוד לא קראתי את הספר אבל אני מכיר את השיטה) אבל חיפשתי קיצור דרך, מתודה שתסכם לי את הטוב ביותר מהכול.
לשמחתי מצאתי בדיוק אחת כזו.
את הזהב הזה מצאתי, בתשובה המעולה של Paul A. Klip ב Quora לשאלה – What are the best productivity hacks of startup CEOs?
התשובה אומנם מעט ארוכה אבל אני ממליץ מאוד לקרוא אותה בעיון.
לנוחותכם תימצתתי את התשובה פה:
ניהול זמן על פי Paul Klip – אמ:לק
- יצירת מפת חשיבה – [1 שעה ליצירת המסמך] בעזרת מפת חשיבה, ליצור מיפוי של כל "הפרוייקטים" בחיים (כולל פרטי/עבודה/התנדבות/משפחה) המטרות שרוצים להשיג, והמשימות הנדרשות כדי להגיע למטרה הזו.
- העברת המשימות ללוח kanban [ לוקח 20 דק'] (צ.א Trello זה בעצם לוח Kanban)
שמחולק לעמודות הבאות:- הכול (פה נזרקות כל המחשבות)
- השבוע (25 הדברים שצריכים להעשות השבוע)
- היום (8 הדברים שצריכים להעשות היום)
- עכשיו (הדבר האחד שאני עושה עכשיו)
- אצל אחרים (משימה שהעברתי לאחרים)
- נעשה
- סיווג המשימות ל – פיצפון, קטן (15 דק'), בינוני ( 30 דק'), גדול (1 שעה), ענק (נמנע ממשימות כאלו)
- מתוך ה 25 של השבוע, מושך 8 לעמודת היום ומסדר לפי תחושה.
- לעבוד בשיטת Pomodoro – בוחר משימה אחת, גורר אותה לעמודת "עכשיו". ומתרכז רק עליה בספרינט ממוקד של 25 דקות. אחרי 25 דקות נח 5 דקות, וחוזר חלילה.
נגמרה המשימה מעביר אותה לעמודת "נעשה". - רישום על לוח – רושם כמו סיינפלד (שהיה מסמן X כל יום בלוח קלנדרי אם המציא בדיחה) על לוח במשרד כמה סבבי Pomodoro נעשו.
בגדול עם מעט התאמות משלי, זו השיטה שאני מיישם יחד עם הטיפים שציינתי למעלה. ואני יכול להעיד על עצמי שמאז שהתחלתי ליישם את העקרונות האלו, ללא צל של ספק הפרודוקטיביות שלי השתפרה פלאים.
הכלים בהם אני משתמש
עכשיו ארחיב קצת על הכלים (כולם חינם) ההתאמות והטכניקות שמאפשרים לי ליישם את השיטה:
- MindMup – באמצעות השירות MindMup יצרתי בגוגל דרייב את מפת החשיבה שלי, ובא מיפיתי את כל מה שאני מנסה להשיג, תוך הבנה של ההקשר שלהם (עיסקיים ואישיים) זה איפשר לי לקבל במכה אחת תמונת מצב מאוד ברורה גם של ההקשרים והתלות בין הנושאים.
- Trello – זה הכלי שבו אני משתמש כלוח Kanban, עוד אכתוב פוסט נפרד על איך אני מוציא ממנו את המירב אבל בינתיים תוכלו להעזר בטיפים המצויינים הבאים.
- Noizli – מוזיקת רקע ללא מילים (שירים מסיחים את הדעת באופן לא מודע).
- אוזניות – קניתי את האוזניות הבאות של Audsom ב 10$ואני ממליץ עליהם פלוס פלוס.
תוספים לכרום:
- Block & Focus – תוסף חינאמי שמאפשר לי לחסום לעצמי בזמן הפוקוס על המשימה את הגישה/גלישה לפייסבוק, ווטסאפ ווב ואתרי חדשות (אתם יכולים להגדיר את האתרים שאתם מעונינים לחסום). התוסף עובד גם בספרינטים של פומדרו
(רק אם אני ממש חייב להישאר זמין ב FB messenger אני פותח את messenger.com במקום את פייסבוק, וככה אני נמנע מההסחה של הנוטפיקציות) - Toggl Button – מאפשר לי לעקוב אחרי ביצוע המשימות שלי, מתממשק עם Trello וגם אפשר לסדר את ההגדרות שלו כדי שיתן לכם טיימר Pomodoro.
- Gmail to trello – באמצעות התוסף הזה אני זורק מיילים שגוררים משימה, ללוח המשימות שלי. ככה אני מנהל את המיילים ביחס למשימות במקום שהם ינהלו אותי.
- Add to Trello – מאפשר לי לזרוק אתרים/מאמרים/שירותים שנתקלתי בהם לעמודת "הכול" ככרטיסיית טרלו, לשם התייחסות עתידית.
התאמות נוספות ואישיות שעשיתי לשיטה:
- בעקבות המצגת של עדן שיניתי את שם עמודת היום ל "מה יעשה אותי מאושר היום"
- לרשימת העמודות בטרלו, הוספתי כרגע עוד 2 עמודות:
- קריאה עסקית
- קריאה אישית
לעמודות האלה אני "זורק" כל חומר קריאה שאני לא רוצה לפספס אבל גם לא רוצה לבצע כרגע כמשימה. (לא רציתי לזרוק את זה ל Pocket כי אין לי דרך נוחה שם לתעדף את סדר הקריאות השונות)
- יצרתי לעצמי גם קובץ ספרדשייט עם יעדים לשנה הקרובה ויעדים ל 3 שבועות (מחולקים לכל שבוע) מהם אני גוזר את את המשימות השבועיות.
- אחת לשבוע אני לוקח משימות מעמודת "הכול" ומוסיף למפת החשיבה ו/או מעדכן אותה ומוחק אותה.
אתגרים
לא הכול עובד לי עדיין חלק, כל העניין פה זה ניסוי וטעייה.
לי אישית כרגע יש בעיקר אתגר בתכנון תוכנית היעדים ארוכת הטווח השנתית/רבעונית והעברת המשימות מהם ללוח השבועי. אני כל הזמן מנסה לשנות ולשפר ולראות מה מצליח לבוא לי באופן טבעי בלי תיסכול.
סיכום
לסיכום, אין דרך אחת שמתאימה לכולם, ובסופו של דבר זה שאלה מאוד אישית, אתם מכירים את עצמכם באופן הטוב ביותר, אז אני פשוט ממליץ לכם פשוט לנסות על עצמכם מה עובד לכם, לבחור כל פעם טיפ או שתיים ולנסות אותו עד שזה "נדבק".
אז מה הטכניקות, טיפים או שיטות שעובדות לכם הכי טוב להשיג את מה שאתם רוצים?